建筑工程学院学生档案管理规定(试行)

建筑工程学院学生档案管理规定(试行)

 

1、档案管理员负责全院学生的档案收集、整理、保管、查阅和咨询工作。

2、档案在每学年开学报到时由各班统一收集然后交学院档案管理员统一管理。

3、收集档案时必须清点并记录所缺档案,同时通知学生本人向档案所在地要求补齐所缺档案。

4、建立档案名册,如中途有档案流动,须及时填写“档案移交清单”,登记造册。

5、档案必须由档案管理员专人管理,学院提供存放档案的场所。

6、档案管理员负责做好档案室内防盗、防光、防潮、防漏、防蛀等工作。

8、档案室钥匙由档案管理员专人保管,管理员应严格遵守保密制度,妥善保管档案。

9、教职工因工作需要查阅学生档案,必须经学院分管档案工作的领导同意,办理有关登记手续;学生不准查阅档案。

10、查阅档案人员须在阅档室内查阅,不得将档案拿出室外。

11、外单位人员来校查阅学生档案,须经学院分管档案工作的领导同意,由管理员查阅。

12、如遇特殊情况需外借档案,须经学院分管领导同意,且外借档案不得转借无关人员翻阅,阅完及时归还;外借时间不超过一周。

13、阅档人员应爱护档案,不得涂改、圈划和私自撤换材料,不得向无关人员或向外公布档案内容。

14、档案管理员应及时检查归还档案材料是否完好无损。

15、学生档案因退学、转学、出国、死亡等特殊原因需要中途转出,根据学校发出退(转)学文件及档案接受部门出具的调档信函,将该学生在校期间档案收齐、整理、登记,并按学校要求邮寄。

 

                                                    建筑工程学院

                                                   2012年2月27